Occorre eseguire 2 semplici operazioni preliminari (solo la 1ª volta)
1. devi 'linkare' le tabelle del secondo database con il primo database
il come farlo potrebbe essre diverso in base alla versione di Office che possiedi.
Io ho la 2010 e seleziono la scheda 'Dati esterni' e poi 'Access', mi si apre la finestra con le due opzioni:
- Importare....
- Collegare....
Devi scegliere Collegare (così le tabelle resteranno collegate ed i dati si aggiornano automaticamente quando aggiungerai od eliminerai dei record).
Fatta questa operazione, vedrai nel tuo DB1 le tabelle del secondo database (puoi distinguerle perchè, diversamente dalle altre, l'immagine della tabella mostra una piccola freccia).
Se la tabella che colleghi ha lo stesso nome di una del DB1, Access la numera automaticamente (es. Clienti -> sarà Clienti1).
Ovvio i 2 database non dovranno mai essere spostati, altrimenti il collegamente risulterà corrotto, in questo caso dovrai ripetere l'operazione.
2. ora nel database 1 devi creare e salvare una
query di selezione che prelevi i dati che ti servono dalle due (o più) tabelle.
Esempio, supponiamo che nella tabella (A) CLIENTI hai i nomi e nella tabella (B) INDIRIZZI hai gli indirizzi, e che il campo 'chiave' che relaziona le due tabelle è IDCliente:
SELECT a.Nome, a.Cognome, b.indirizzo, b.CAP, b.Comune, b.Provincia
FROM CLIENTI a INNER JOIN INDIRIZZI b ON a.IDCliente = b.IDCliente
ORDER BY a.Cognome, a.Nome
Salvi la query con il nome: RUBRICA
Fatto.
Ora da Word fai:
- Seleziona destinatari
- usa elenco esistente
- selezioni il tuo database
- e poi come tabella scegli: RUBRICA
Adesso puoi aggiungere i campi che avrai selezionati nella query.
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